Allt du behöver veta om fakturor: En komplett guide

I denna artikel går vi igenom allt du behöver veta för att skapa, skicka, ta emot och slutligen betala fakturan på ett korrekt sätt. Vi tittar bland annat på vad en faktura måste innehålla, hur det går till att fakturera rent praktiskt och vad en e-faktura är.

Vad är en faktura egentligen?

En faktura är ett skriftligt och formaliserat krav på en betalning. Det är ett dokument som utfärdas av säljaren till kunden i samband med leverans av produkter eller efter utförande av ett avtalat uppdrag eller tjänst. Fakturan specificerar exakt vad som har sålts, till vilket pris och vilka villkor som gäller för den som betalar.

Mer än bara ett betalningskrav

Utöver att bara förmedla en uppgift om ett ekonomiskt saldo fyller fakturan flera andra viktiga funktioner i affärsvärlden. Den är ofta kopplad till specifika leveransvillkor och garantier, och den fungerar som ett kvitto på vad parterna har kommit överens om. Därför är viktig att all information som finns på dokumentet är tydlig och utan oklarheter.

Dokumentet i bokföringen

Både säljaren, som ska redovisa en intäkt och få betalt för sitt arbete, och köparen, som ska redovisa en kostnad, behöver detta underlag för att redovisningen ska bli korrekt enligt gällande lagstiftning. Skatteverket ställer hårda krav på underlagen. Fakturorna måste därför arkiveras och sparas noggrant i flera år. För att göra det enklare vid en eventuell revision av företaget är det viktigt att dokumentationen är fläckfri.

Vad ska en faktura innehålla? Lagar och regler

Det finns regler kring vad en faktura måste innehålla för att vara giltig enligt mervärdesskattelagen och den svenska bokföringslagen. Att missa obligatoriska uppgifter kan leda till onödiga problem vid Skatteverkets granskningar och det kan även orsaka förvirring som i sin tur försenar betalningen från den mottagande kunden. Det är därför viktigt att skriva in alla uppgifter korrekt redan från början för att göra processen så smidig som möjligt.

Identifiering av parterna

Först och främst ska dokumentet tydligt visa att det faktiskt är en faktura. Ordet bör stå klart och tydligt, oftast framhävt högst upp på fakturan. Vidare måste säljarens och köparens fullständiga namn, juridiska identiteter och adresser finnas med. Säljarens momsregistreringsnummer är också ett krav när det rör sig om momspliktig försäljning, för att staten ska kunna spåra skatten.

Specifikation av leveransen

En korrekt faktura innehåller ett fakturadatum somvisar exakt datum för när den utfärdades samt ett helt unikt fakturanummer. Fakturorna ska numreras i en obruten kronologisk ordning. Det måste även framgå vilken typ av varor eller tjänster som har levererats till kunden samt datumet för själva leveransen, om detta skulle skilja sig från fakturadatumet.

Ekonomiska uppgifter och moms

När det gäller beloppen bör man skriva priset exklusive moms, den tillämpade momssatsen och det totala momsbeloppet så tydligt att inga missförstånd kan uppstå. Det totala beloppet som kunden faktiskt ska betala måste även finnas med i slutsummeringen. Om företaget är ett aktiebolag tillkommer dessutom särskilda krav på att ange bolagets juridiska säte, officiella namn och organisationsnummer.

Förenklad faktura

I vissa specifika fall behöver man inte utfärda en fullständig faktura, utan det räcker med en så kallad förenklad faktura. Ett exempel på detta är vid försäljningar över disk där totalbeloppet är relativt lågt, oftast under 4.000 kronor inklusive moms. Det gör det möjligt att sälja snabbt, utan att tung administration står i vägen.

En förenklad faktura behöver inte innehålla lika många detaljerade uppgifter som en vanlig. I de flesta fall räcker det med datum för utfärdandet, tydlig identifiering av säljaren, uppgift om vilken typ av varor det gäller samt det sammanlagda momsbeloppet.Denna informationen används ofta inom detaljhandeln eller vid enklare kvittoköp. Men i större affärer och transaktioner mellan två företag är det alltid rekommenderat att använda en komplett och fullskalig mall.

Betalningsfrist och villkor för att betala fakturan

Förfallodatum är en viktig detalj på dokumentet när du skickar ut det. Förfallodagen är den sista accepterade dagen för betalning, det vill säga det datum då säljaren senast ska ha pengarna registrerade på sitt konto. Detta datum bör anges mycket tydligt för att undvika onödiga konflikter och missförstånd mellan de inblandade parterna när de ska betala fakturan.

Förfallodatum och kredittid

Kredittiden räknas från fakturadatumet hela vägen fram till den angivna förfallodagen. Som exempel ser man ofta att kunden får 30 dagar på sig att betala. Men det finns ingen tvingande lag som säger att företag måste ge just 30 dagar. Säljaren får sätta andra villkor om man har avtalat om detta innan köpet genomfördes.

Utan något specifikt avtal gäller faktiskt huvudregeln att kunden ska betala precis när säljaren kräver det, vilket kan vara omgående. Vid försäljning till andra näringsidkare får man dock inte ge en längre kredittid än just 30 dagar om man inte uttryckligen och skriftligen har kommit överens om en förlängning i förväg.

Långa eller korta kredittider?

Långa kredittider kan visserligen vara ett effektivt och uppskattat sätt få nya kunder, men det innebär också att det egna företaget måste ligga ute med sitt rörelsekapital under en längre period. Detta kan bli dyrt i längden om man som företagare själv behöver nyttja krediter och betala räntor för att täcka sina egna löpande kostnader i väntan på att kunden slutligen betalar.

Så går det till att fakturera rent praktiskt

Idag sköts modern fakturering oftast helt och hållet digitalt via olika molnbaserade affärssystem. För att göra det så enkelt som möjligt har dessa tekniska verktyg revolutionerat det administrativa arbetet och minskat felmarginalerna drastiskt. Processen är idag säker och anpassad för företag av alla storlekar och branscher.

Skapa dokumentet

Genom att skapa en faktura i ett professionellt faktureringsprogram sparar du oerhört mycket tid. Samtidigt säkerställer du att alla strikta lagkrav uppfylls per automatik i systemet. Programmet håller reda på nästkommande löpnummer, gör korrekta momsberäkningar och hanterar ett smidigt kundregister så att du slipper ange samma uppgifter flera gånger.

Kreditupplysning och säkerhet

Innan du väljer att fakturera en helt ny kund kan det vara väldigt klokt att kontrollera kundens betalningsförmåga genom att ta en professionell kreditupplysning. Om den finansiella informationen ger varningssignaler kan det vara bra att istället, kräva förskottsbetalning, för att undvika tidskrävande problem om kunden inte kan betala fakturan.

Skicka till kunden

När affären väl är i hamn bör du utfärda och datera fakturan i direkt anslutning till själva leveransen och skicka den så snart som möjligt. Dokumentet kan ibland sparas som en pdf-fil och skickas vidare till kunden via e-post. Men det blir numera allt vanligare att man använder betydligt mer avancerade elektroniska format som går direkt in i mottagarens eget affärssystem, utan några mellanhänder.

Oavsett vilket sätt du i slutändan väljer för att distribuera dina betalningskrav måste du försäkra dig om att kunden har precis all information som krävs för att snabbt och enkelt kunna betala. Det innebär att uppgifter som ditt bankgiro, plusgiro eller IBAN-nummer tillsammans med ett eventuellt OCR-nummer måste vara lätt att både hitta och läsa.

E-faktura

En e-faktura är ett dokument som skickas, tas emot och hanteras helt elektroniskt och den är formaterad i ett strukturerat system. Den innehåller samma information som en traditionell pappersfaktura men den skickas via säkra nätverk direkt från säljarens system till köparens ekonomisystem eller internetbank.

Hur fungerar elektronisk hantering?

Att fakturera helt elektroniskt innebär att företaget sparar administrativ tid varje månad. Man slipper kostnader för utskrifter, dyrt papper, porto och manuell kuvertering. Dessutom behöver man inte oroa sig för att posten ska försvinna längs vägen.

Fördelar med att ta emot e-faktura

För den part som ska ta emot och godkänna betalningskravet är de praktiska fördelarna också många. För privatpersoner kommer fakturan oftast direkt in i internetbanken med rätt belopp och OCR-nummer som redan är förifyllda. Det gör att ärendet blir enklare att hantera. Oftast krävs bara ett klick för att granska och godkänna transaktionen.

Påminnelser, avgifter och dröjsmålsränta

Vad händer om den förväntade betalningen uteblir helt? Om kunden missar att betala in pengarna senast på den angivna förfallodagen har säljaren juridisk rätt att vidta en rad olika åtgärder för att slutligen driva in sina hårt förvärvade pengar.

Betalningspåminnelse och påminnelseavgift

Det första logiska steget är oftast att skicka ut en betalningspåminnelse till kunden. För detta extra arbete får företaget lagligen lägga på en påminnelseavgift på maximalt 60 kronor, förutsatt att detta var tydligt avtalat redan från början. Dock får ett företag bara ta ut denna påminnelseavgift en enda gång per obetald faktura.

Ränta när betalningen dröjer

Utöver påminnelseavgiften kan även en så kallad dröjsmålsränta tillkomma från och med dagen efter förfallodatumet. Hur hög denna specifika ränta är regleras oftast direkt i köpeavtalet. Men om inget specifikt har bestämts i förväg är det räntelagens allmänna bestämmelser som träder i kraft, vilket normalt motsvarar Riksbankens gällande referensränta plus ytterligare åtta procentenheter.

Avgift för fakturering

Vissa verksamheter lägger också på en extra faktureringsavgift redan från allra första början för att täcka sina löpande administrativa kostnader. Det är dock viktigt att veta att man bara kan ta ut en sådan extra avgift om det har förhandlats och avtalats mellan parterna innan köpet genomfördes. Om en avgift av detta slag inte har avtalats ska kunden inte betala någon sådan avgift.

Om fakturan är felaktig: Så gör du

Det händer ibland att man får hem ett betalningskrav i brevlådan som man anser är direkt felaktigt eller som rör en okänd produkt man inte har beställt. I dessa lägen är det avgörande att agera snabbt och inte bara strunta i fakturan som har kommit.

Att bestrida ett krav

För att undvika framtida hot om inkassokrav och eventuella betalningsanmärkningar måste du aktivt bestrida det felaktiga kravet. Detta gör du bäst genom att skriftligen kontakta det utställande företaget, till exempel via mejl och i detalj förklara varför du anser att kravet är ogrundat. Spara alltid en kopia av all din kommunikation.

Inkassokrav

Skulle ärendet gå vidare till ett inkassoföretag är det viktigt att du skriftligen meddelar dem om att fakturan redan har bestridits.. Ett krav som har bestridits på korrekt sätt får i regel inte gå vidare direkt till Kronofogden. Viktigt! Du får inga betalningsanmärkningar för att du på legitima grunder bestrider ett krav som är felaktigt.

Vanliga frågor och svar